專欄作者
和所有商業(yè)領(lǐng)域里的黃金銷售人員一樣，籌資官員可以說是基金會里最重要的業(yè)務(wù)人員。當(dāng)一個機構(gòu)擁有了一個或者幾個優(yōu)秀的籌資官員，各個項目在資金到位的情況下有條不紊地開展起來時，很多領(lǐng)導(dǎo)人都覺得這時候可以松一口氣了。其實此時正是應(yīng)該居安思危，建立起籌資管理機制的時候。否則，等待著你的就是籌資官員跳槽、客戶資源被帶走。
如何能留住王牌籌資人員?有加工資、給予榮譽感等方式方法，這些都屬于人力資源管理的范疇，我在這里不進行贅述?，F(xiàn)只討論如何用制度化、體系化對一個機構(gòu)的籌資行為進行管理，如何能讓更多的有效信息長期保留在機構(gòu)內(nèi)。
第一，數(shù)據(jù)庫的建立及其活化。很多機構(gòu)都說：“我們有數(shù)據(jù)庫。”但很多時候，這個所謂的數(shù)據(jù)庫就是一張巨大的EXCEL表格，里面一共就姓名、公司、職位、聯(lián)系方式、合作內(nèi)容這么廖廖的幾行。這樣的數(shù)據(jù)庫其實是一錢不值的，任何一個接手的籌資官員拿到這樣一個“數(shù)據(jù)庫”，等于要從“零”開始。
那么，“活”的數(shù)據(jù)庫需要具備哪些信息呢?除了以上的內(nèi)容外，還有四條是至關(guān)重要的，卻恰恰是很多基金會及NGO極度缺乏的。
照片及影像資料：好的數(shù)據(jù)庫首先需要捐贈人的照片及影像資料，這是最為感性的部分，是能讓剛上手的籌資官員對捐贈人產(chǎn)生出熟悉感及親和力的資料，好的籌資官員甚至能通過視頻中捐贈人的言談舉止對其進行心理學(xué)、行為學(xué)等多重的研究和分析。
捐贈人細節(jié)：這涉及捐贈人很多的個人信息，包括捐贈人及其家人的生日、信仰、愛好、健康狀況、個人背景及經(jīng)歷、子女就讀情況等方方面面，越細致越好。唯有對這些細節(jié)進行全面的記錄，才能從各個維度去了解一個人的過去及現(xiàn)在。
個人判斷及記錄：專業(yè)的籌資官員在與客戶的1-2次會面之后，即會對客戶有一定的感性的判斷，例如:性格熱情、行事作風(fēng)穩(wěn)健、著裝低調(diào)奢華等。這些碎片性的記錄，有利于籌資官員慢慢梳理對客戶的不斷認(rèn)知，同時這些資料的留存也有助于日后的籌資官員對于客戶有先行的判斷和了解。
追蹤記錄：這一點最容易被忽視，但卻極其關(guān)鍵，它分為兩部分。會議記錄：在這里要將一個客戶從第一次對其的開發(fā)到最后一次開發(fā)的會議記錄進行妥善的保留。很多時候，籌資官員與客戶的見面并不是很正式的場合，但也是需要被記錄在案的，它將有利于管理者及籌資官員自己了解對客戶投入的時間成本及個人精力有多少，及有多少籌資官員投入到該項目。公關(guān)記錄：這一部分是針對一些籌資公關(guān)活動的實施記錄。所有送給客戶的禮物都需按贈送時間記錄下來，作為痕跡資料，方便以后人員了解客戶的喜惡。
第二，內(nèi)部健康的籌資文化。如果想擁有一支籌資的夢之隊，最重要的是管理的文化。好的籌資人員都有強烈的性格特點，管理系數(shù)相對較高，這就需要我們運用一些方法，將這些性格各異的籌資官員進行管理。
二人組合鐵律：這是在籌資人員管理里面最重要的原則，就是當(dāng)面對一個客戶的時候，一定要是兩個籌資人員。俗話說“不怕一萬，就怕萬一”，誰都難免有一些頭疼腦熱的時候，這時候就知道有搭檔的好處了。從機構(gòu)管理的角度講，這也是確保客戶不被個人獨占，而能長期留給機構(gòu)的萬全之策。
無界分享原則：規(guī)模大的基金會內(nèi)，對籌資工作都是有一些劃分的，或按行業(yè)領(lǐng)域劃分，或按籌資人員所在地進行劃分。無論哪種劃分，都建議至少半個月，所有的籌資人員能進行一次懇談，將各自工作上的情況進行一下分享。這有助于建立起籌資團隊的分享機制，有助于團隊內(nèi)部的團結(jié)和資源的再次利用，也會規(guī)避例如多個籌資人員都找了同一個客戶等沒必要的沖突。
第三，財務(wù)與籌資的管理。籌資資料保存的最后一道防線，就是機構(gòu)內(nèi)部的財務(wù)部。有些機構(gòu)是由籌資人員負責(zé)處理免稅發(fā)票快遞等手續(xù)，但這部分工作應(yīng)該由財務(wù)部的出納人員來完成，這樣就可以在財務(wù)部留下最基本的信息匯總，并可以在每個季度的時候，和籌資官員進行客戶基本信息的比對，將信息保留在本機構(gòu)內(nèi)部。
綜上所述是對籌資機制管理的一些梳理，是否能將以上幾點落實，是真正考驗一個機構(gòu)內(nèi)部管理能力和管理藝術(shù)的所在。
(公益人俱樂部“十一座”創(chuàng)始人 白鶴/文)
