■ 本報(bào)記者 王勇

    “不需要它時(shí)看不出來有什么用，需要時(shí)就萬分重要?！睂?duì)于公益組織來說，檔案就扮演著這樣的角色。無論是項(xiàng)目執(zhí)行、年報(bào)、評(píng)估，還是機(jī)構(gòu)建設(shè)、信息公開等，都離不開檔案。

    由于檔案意識(shí)不到位，檔案價(jià)值的隱蔽性、長期性，檔案工作的相對(duì)獨(dú)立性等多個(gè)原因，大多數(shù)公益組織的檔案管理工作還處于沒有專門制度、專人負(fù)責(zé)、專柜存放等狀態(tài)，更談不上檔案管理信息化。

    對(duì)于一家希望能夠長期發(fā)展的公益組織，檔案工作不做好是不可能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的。那么，如何才能做好檔案管理工作，公益組織收集檔案有哪些要求，檔案又應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用？

    11月22日，在由中國基金會(huì)發(fā)展論壇和內(nèi)蒙古老牛慈善基金會(huì)（以下簡稱“老?；饡?huì)”）聯(lián)合舉辦的“檔案：見證公益，助力發(fā)展”分享會(huì)上，來自檔案管理部門、基金會(huì)、行業(yè)組織的代表對(duì)此進(jìn)行了回應(yīng)與交流。

    分享會(huì)上還發(fā)布了基金會(huì)檔案管理方面的實(shí)務(wù)手冊(cè)——《基金會(huì)檔案實(shí)務(wù)百問》。手冊(cè)除了介紹檔案工作相關(guān)概念、管理環(huán)節(jié)和參考標(biāo)準(zhǔn)外，還專門就檔案信息安全、檔案信息化發(fā)展趨勢和家族慈善檔案管理三個(gè)方面進(jìn)行重點(diǎn)介紹。

    檔案是機(jī)構(gòu)發(fā)展的助推器

    一般來說，公益組織的各項(xiàng)工作結(jié)束以后才會(huì)進(jìn)行資料歸檔，檔案工作似乎與其他工作的成效之間沒有什么關(guān)系。

    但實(shí)際上，“檔案工作是機(jī)構(gòu)發(fā)展的助推器。”老?；饡?huì)高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理龐曉媛表示：“檔案工作與項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、法務(wù)、品牌、人事、行政等多項(xiàng)業(yè)務(wù)工作都相互關(guān)聯(lián)，動(dòng)態(tài)地為這些工作提供支持。”

    對(duì)于這一點(diǎn)，曾經(jīng)負(fù)責(zé)在北京春苗慈善基金會(huì)工作的羅璇深有感觸：“春苗的第一筆大額捐贈(zèng)就是檔案帶來的?！?/p>

    據(jù)羅璇介紹，春苗基金會(huì)曾經(jīng)用一位捐贈(zèng)人捐贈(zèng)的50萬元救助了23個(gè)孩子。對(duì)于救助的每一個(gè)孩子，基金會(huì)都留下了詳實(shí)的救助檔案。

    “每一個(gè)孩子的檔案都在60頁以上，當(dāng)我把這23個(gè)孩子的所有檔案拿給捐贈(zèng)人時(shí)，他震驚了?！绷_璇表示，在提交了檔案之后基金會(huì)工作人員向他詢問了捐贈(zèng)意向。第二年他就追加捐贈(zèng)了200多萬元。

    詳實(shí)的檔案就是業(yè)務(wù)成果的成績單，有了這份成績單，公益組織才能理直氣壯地面對(duì)捐贈(zèng)人、受益人、監(jiān)管部門和社會(huì)大眾。

    除此之外，“檔案還是信息資產(chǎn)的托管所。公益組織所有活動(dòng)的本質(zhì)實(shí)際上是將資金這個(gè)顯性資產(chǎn)不斷轉(zhuǎn)化為信息這一無形資產(chǎn)的置換過程?！饼嫊枣聫?qiáng)調(diào)，檔案還是維權(quán)避險(xiǎn)的防火墻，歷史記憶的存儲(chǔ)器。

    從長時(shí)段來看，機(jī)構(gòu)的發(fā)展傳承更是離不開檔案。“在公益機(jī)構(gòu)里面有一個(gè)非常普遍的現(xiàn)象，流動(dòng)性很大，每當(dāng)人員變動(dòng)的時(shí)候，檔案必然有流失?！绷_璇表示。

    沒有完善的檔案管理，對(duì)新員工不僅意味著難以了解機(jī)構(gòu)熟悉環(huán)境，更是會(huì)直接帶來工作上的困境。

    從一張紙到一個(gè)檔案館

    檔案的重要性毋庸置疑，那么檔案工作是不是很難做呢？其實(shí)并不是，只要有檔案意識(shí)，公益組織的工作人員隨時(shí)都可以進(jìn)行檔案工作。

    2019年是老?；饡?huì)成立的第15年，但老?；饡?huì)收藏的第一份檔案卻是16年前關(guān)于老牛基金會(huì)創(chuàng)始人關(guān)于捐股成立基金會(huì)的備忘錄。

    2003年6月，時(shí)任蒙牛集團(tuán)董事長、總裁牛根生，黨委書記盧俊，副總裁、董事會(huì)秘書雷永勝，以及金杜律師事務(wù)所合伙人楊育紅律師共同討論蒙牛集團(tuán)上市相關(guān)問題期間，牛根生提出：希望公司上市后將其持有蒙牛公司的全部股份捐贈(zèng)出來，通過合法的方式和途徑回饋社會(huì)。

    就是這份備忘錄，記錄了老?；饡?huì)誕生最初的源頭。老牛基金會(huì)人事檔案部負(fù)責(zé)人任麗娟強(qiáng)調(diào)：“其實(shí)從身邊當(dāng)下做起就可以，積累到以后，回頭看的時(shí)候，才會(huì)覺得它很重要?！?/p>

    “我們每個(gè)人每個(gè)機(jī)構(gòu)在記錄這些東西的時(shí)候，有可能不經(jīng)意間就進(jìn)入了歷史，從這個(gè)意義上，檔案工作的價(jià)值上就升華了?！睆V東省和的慈善基金會(huì)秘書長、韶關(guān)市鄉(xiāng)村振興公益基金會(huì)理事長汪躍云表示，“要有一些長期主義的視角去看待這個(gè)事情?！?/p>

    正是因?yàn)檫@種檔案意識(shí)，使老?；饡?huì)格外重視檔案管理工作。牛根生對(duì)檔案工作，曾表示“二指寬的紙片兒會(huì)說話”，并提出將“天天要檔案，人人有檔案”的檔案收集意識(shí)和管理理念貫徹到每項(xiàng)具體工作中。

    經(jīng)過多年的建設(shè)，老?；饡?huì)檔案室已收錄過萬件紙質(zhì)文檔；先后通過了內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案工作一級(jí)測評(píng)，入圍了《呼和浩特市志·檔案志》收錄范圍。在此基礎(chǔ)上，基金會(huì)還開發(fā)了專門的檔案信息系統(tǒng)。

    檔案管理的“訣竅”

    隨著公益行業(yè)的發(fā)展，越來越多的公益機(jī)構(gòu)認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。但是認(rèn)識(shí)不等于做到，檔案管理究竟該如何做呢？

    “我們是以解決現(xiàn)實(shí)工作的需要為出發(fā)點(diǎn)，以完成各種審核檢查任務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，來收集和管理檔案工作，主要是我們的行政人員在負(fù)責(zé)?！睆V東省綠芽鄉(xiāng)村婦女發(fā)展基金會(huì)秘書長鄒偉全表示。

    針對(duì)社會(huì)組織的評(píng)估檢查都是有規(guī)范的，不需要另外去做自己的規(guī)范?！皩?duì)于在經(jīng)濟(jì)上或人力上沒有辦法太好去做檔案工作的機(jī)構(gòu)，我覺得這兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)抓住應(yīng)該還是可以的?！编u偉全表示。

    如果要進(jìn)一步完善檔案工作該如何做呢？

    內(nèi)蒙古師范大學(xué)客座教授、檔案局專家胡文亮為公益組織指出了一條路徑，他說：“你可以直接找所在地的檔案管理部門聯(lián)系，他們有為轄區(qū)各單位提供檔案指導(dǎo)、服務(wù)的職能。檔案管理部門會(huì)了解你們單位的實(shí)際情況、工作流程，結(jié)合國家的規(guī)范，跟你們共同制定一套你們單位的檔案管理方法?！?/p>

    老牛基金會(huì)在進(jìn)行檔案管理時(shí)就得到了呼和浩特市檔案局的重點(diǎn)指導(dǎo)。

    在制定完善的檔案管理流程和工作標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，確保具體檔案管理工作從第一步開始就以專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行開展。

    更重要的是，公益組織應(yīng)貫徹全程管理理念。“加強(qiáng)檔案工作與組織內(nèi)其他工作的良性互動(dòng)，將檔案收集、移交工作納入各項(xiàng)工作具體流程管控中，實(shí)現(xiàn)時(shí)時(shí)歸檔，而不是被動(dòng)地接收滯后信息?！饼嫊枣卤硎?。

    讓公益檔案活起來

    檔案工作對(duì)于公益機(jī)構(gòu)很重要，對(duì)公益行業(yè)同樣重要?！吧鐣?huì)對(duì)我們這個(gè)行業(yè)了解比較少，認(rèn)同比較少，如果沒有資料，沒有研究，沒有這些公共資產(chǎn)，大家更難去了解我們?！敝袊饡?huì)發(fā)展論壇秘書長呂全斌表示。

    因此，在機(jī)構(gòu)加強(qiáng)自身檔案工作的同時(shí)，有必要讓這些檔案活起來，從而發(fā)揮更大的作用。“一個(gè)行業(yè)的資料存好了，我們究竟要怎么去用，怎么讓它發(fā)揮更大的價(jià)值？這一塊其實(shí)對(duì)我們行業(yè)整體來說是一個(gè)非常大的考驗(yàn)。”任麗娟表示。

    鄒偉全認(rèn)為：“我們不能把這些東西都關(guān)在自己的屋子里面，我們希望它是可以分享的。不限于行業(yè)內(nèi)的人去做，我們是要開放給公眾，也要開放給民間的或者是學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的研究者去把它運(yùn)用起來?！?/p>

    在這方面，洛克菲勒基金會(huì)的檔案中心已經(jīng)做出了令人矚目的成就，他們不僅管理洛克菲勒基金會(huì)的檔案，還為其他的公益組織提供檔案管理服務(wù)。截至目前，其已經(jīng)管理了超過1.17億頁的文檔、90萬張照片、1.8萬卷縮微膠卷、6000部影片的檔案，并開放給社會(huì)各界進(jìn)行學(xué)習(xí)、研究。

    在今年的國際檔案日，為響應(yīng)國家號(hào)召、回應(yīng)行業(yè)需求，中國基金會(huì)發(fā)展論壇開始籌備基金會(huì)檔案館項(xiàng)目，旨在搜集1949年以來的中國基金會(huì)為主的公益行業(yè)歷史資料。

    中國的公益行業(yè)也開始行動(dòng)起來，2019年11月22日，中國基金會(huì)發(fā)展論壇、老?；饡?huì)等發(fā)起了共同倡議，力爭發(fā)揮各自優(yōu)勢，倡導(dǎo)推動(dòng)行業(yè)檔案建設(shè)工作，提升行業(yè)檔案建設(shè)整體水平。同時(shí)倡議共建行業(yè)檔案館，搭建平臺(tái)、保存史料、整合資源、共享信息。

    福建恒申慈善基金會(huì)、廣東省和的慈善基金會(huì)、廣東省綠芽鄉(xiāng)村婦女發(fā)展基金會(huì)、老?；饡?huì)和上海真愛夢想公益基金會(huì)等公益組織以身示范，為基金會(huì)檔案館捐贈(zèng)了檔案資料。

    公益檔案是行業(yè)的財(cái)富，也是社會(huì)的財(cái)富。檔案專題分享會(huì)是一個(gè)良好的開始，開啟了檔案建設(shè)的話題，希望由此基金會(huì)行業(yè)更加重視檔案，“檔案見證公益，檔案助力發(fā)展”，不是一句口號(hào)，而是千百個(gè)公益組織共同的行動(dòng)。

    鏈接

    1. 目前，我國檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)情況如何？

    從國家檔案局官方網(wǎng)站上的“法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)庫”一欄可以看出，我國的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要由檔案法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、規(guī)范性文件、地方性法規(guī)和各類檔案標(biāo)準(zhǔn)組成。從實(shí)際應(yīng)用和增長速度上看，檔案規(guī)范性文件和檔案標(biāo)準(zhǔn)在指導(dǎo)實(shí)際工作和發(fā)布數(shù)量上居于主導(dǎo)地位。

    2. 目前，我國慈善行業(yè)的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)情況如何？

    今年7月份，中國慈善聯(lián)合會(huì)發(fā)布了關(guān)于征求《慈善組織檔案管理規(guī)范》、《慈善組織項(xiàng)目管理規(guī)范》兩項(xiàng)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)意見的函，但正式發(fā)布時(shí)間尚未可知。由此可以看出，我國慈善行業(yè)的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)工作任重而道遠(yuǎn)。

    3. 慈善機(jī)構(gòu)在制定檔案標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)注意哪些問題？

    慈善機(jī)構(gòu)在籌劃和制定慈善檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)工作中，應(yīng)在國家檔案法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，針對(duì)慈善機(jī)構(gòu)類型多樣、管理模式復(fù)雜等行業(yè)特點(diǎn)，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用范圍和目標(biāo)進(jìn)行綜合性考量。在建立慈善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系框架基礎(chǔ)上，分階段、分層次地逐步開展慈善檔案標(biāo)準(zhǔn)制定工作。

    （據(jù)《基金會(huì)檔案實(shí)務(wù)百問》）