對于公益機(jī)構(gòu)，尤其是公益機(jī)構(gòu)中的籌資官來說，一個清晰、有序、“有料”的捐贈人數(shù)據(jù)庫對開展募捐工作是至關(guān)重要的。舉個例子,某家基金會的捐贈人信息是這樣的：張三，男，捐贈額5000元。孰不知，這個5000元是張三最近10年來的累計捐款，具體是捐了五次、十次、五十次卻沒有記錄，這樣的信息讓籌資官分析起這個人的捐款模式變得毫無頭緒。

    很多家機(jī)構(gòu)往往就是用一張EXCEL大表把一堆缺失關(guān)鍵信息的、從格式到內(nèi)容都沒有側(cè)重點(diǎn)的捐贈人條目簡單地進(jìn)行堆疊。像這樣混亂無章的捐贈人數(shù)據(jù)庫在公益機(jī)構(gòu)中是普遍存在的，但由此帶來的代價對于機(jī)構(gòu)來講是非常“昂貴”的，它直接讓機(jī)構(gòu)的籌款努力大打折扣?！豆鏁r報》就此話題為整理了國外公益機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對此的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。

    1.想想怎么提取數(shù)據(jù)

    既然要錄入這些信息，那么遲早有一天就要提取這些信息中的關(guān)鍵部分。所以為了提取方便，我們在錄入的時候就要時刻考慮如何制造方便。

    比如說，我們會很想當(dāng)然地把捐贈人的通訊地址放在一個單元格中，但其實(shí)我們很多時候會按捐贈人的所在的城市，甚至同一個城市中的不同區(qū)域來選取潛在捐贈人。所以，不妨多分幾個單元格，至少把市、區(qū)這兩項(xiàng)目分別錄入。

    此外，有一點(diǎn)很重要，要給每個捐贈人分配一個唯一的代碼，一般為數(shù)字。當(dāng)你的數(shù)據(jù)庫變得龐大的時候，這個按順序分配的數(shù)字會為你將來的工作提供很大的便捷。

    2.看看提取出來的數(shù)據(jù)是什么樣的

    由于錄入者有可能不是最終數(shù)據(jù)的使用者，甚至有可能是機(jī)構(gòu)外部的合作方，所以，同一類數(shù)據(jù)的命名如果存在歧義，會給最終的數(shù)據(jù)使用者帶來很大困擾。同樣，命名沒問題，但具體內(nèi)容的錄入也很有可能依照了錄入者的工作習(xí)慣。所以，面對你的手頭數(shù)據(jù)庫，無論是你認(rèn)為已經(jīng)井然有序的、還是目前仍讓你頭疼的，你都應(yīng)該經(jīng)常對整個數(shù)據(jù)庫進(jìn)行搜索，看看是否存在類似的問題。

    3.先把大額捐贈人整理出來

    如果你面對的數(shù)據(jù)庫過于龐大，不妨按捐贈額的高低為先后順序進(jìn)行整理，把有些從沒捐贈過的潛在捐贈人信息直接剔除出去也未嘗不可。這樣做的好處是，對你所在機(jī)構(gòu)貢獻(xiàn)最大的捐贈人信息被首先整理出來，無疑他們的價值是最大的。如果通過這樣的整理能夠清楚地了解他們過去的捐贈模式，今后你的機(jī)構(gòu)采取何種方式與這些人保持溝通，相信你也能心里有譜了。

    4.采用一致的標(biāo)注

    比如，相信做過籌資的人都明白，在一個捐贈人的條目里劃上個標(biāo)注、表示“已拜訪”意味著什么。這是定期對捐贈人進(jìn)行回訪的標(biāo)記－－可以是一個"√"，也可以是任何的一個字符。但如果你發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫里的這項(xiàng)標(biāo)注符號不一致，這有可能只是換了不同的錄入者，但也極有可能說明你的機(jī)構(gòu)在過去對捐贈人的定期回訪出現(xiàn)了中斷。如果你剛剛接手一家機(jī)構(gòu)的籌資崗位，你應(yīng)該把數(shù)據(jù)庫里所有標(biāo)注性的字符都一一列出來，和機(jī)構(gòu)中涉及錄入、使用數(shù)據(jù)庫的人員共同確定未來字符的統(tǒng)一格式和它們的定義，并在機(jī)構(gòu)內(nèi)嚴(yán)肅聲明錄入格式統(tǒng)一的重要性。

    5.謹(jǐn)慎考慮是否徹底改造數(shù)據(jù)庫

    也許大多數(shù)人覺得這樣一項(xiàng)項(xiàng)改動下來，還不如按自己的想法，重新對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一、徹底的改造，反倒節(jié)省時間。但在你決定這樣做之前，還請注意一些“后果”，因?yàn)橹匦轮贫ㄒ粋€數(shù)據(jù)庫在規(guī)避了先前問題的同時，也會帶來新的未察覺的問題。而且，對于大額捐贈人，恐怕統(tǒng)一的格式不太適合他們，最好還是以更個性化的方式記錄他們的信息。

    也許過于久遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)對未來籌資工作的意義不大，但比如說，某家機(jī)構(gòu)要慶祝成立20周年，需要向過去的捐贈人提供一份精美的、內(nèi)容詳細(xì)的個人化報告，如果這份報告能夠以年份甚至月份來整理該捐贈人多年內(nèi)的捐贈歷史，那么，這封報告帶給這名捐贈人的感受將是相當(dāng)深刻的。

    6.找什么樣的幫手

    整理數(shù)據(jù)庫工作量龐大，實(shí)在干不過來的情況下能不能找實(shí)習(xí)生或志愿者來參與呢？可以，但是一定要規(guī)定好他們的權(quán)限，防止他們誤刪某個重要的數(shù)據(jù)。從質(zhì)量控制的角度來說，應(yīng)該讓實(shí)習(xí)生或志愿者每次專注這其中的某一項(xiàng)工作，而且每次僅此一項(xiàng)。在整理過程中，還應(yīng)該頻繁地讓他們匯報整理工作的進(jìn)展。

    另外，非常重要的一點(diǎn)，要招募對數(shù)據(jù)整理真正感興趣的人來做這項(xiàng)工作！有這樣的人愿意沉浸入于茫茫的表格和數(shù)據(jù)當(dāng)中嗎？還真有！如果這個人對整理工作感興趣，他會從個人情感上對這項(xiàng)工作進(jìn)行投入。

    7.統(tǒng)一數(shù)據(jù)存儲位置

    對于每周都有活動的大型公益機(jī)構(gòu)來說，使用籌款人數(shù)據(jù)庫的次數(shù)是相當(dāng)頻繁的，需要使用數(shù)據(jù)的部門也不僅僅是籌資部門。在這樣的大型機(jī)構(gòu)中，把機(jī)構(gòu)關(guān)于捐贈人以及客戶的信息存儲在固定的同一位置尤為重要。其實(shí)，機(jī)構(gòu)獲取到的任何與捐贈人和客戶的信息，都可匯入這個數(shù)據(jù)庫。對于大型機(jī)構(gòu)來講，這樣一個對全機(jī)構(gòu)共享并且方便讀取的數(shù)據(jù)庫，在針對籌款工作之外，另一個重要作用是之于機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)本身的。大型機(jī)構(gòu)的任何一個小項(xiàng)目的發(fā)起，都可以從這個數(shù)據(jù)庫中找到有關(guān)數(shù)據(jù)做支撐。

    8.數(shù)據(jù)庫權(quán)限分級

    雖然數(shù)據(jù)庫應(yīng)該向整個機(jī)構(gòu)開放，但應(yīng)該根據(jù)機(jī)構(gòu)中不同崗位設(shè)置不同的瀏覽和管理權(quán)限。顯然，有管理權(quán)限的應(yīng)該占極少數(shù)，修改和錄入權(quán)限一定要嚴(yán)格分配。

    9.何時整理數(shù)據(jù)

    如此細(xì)致的工作即使一年做一回也是需要投入大量時間和精力的。所以，更得當(dāng)?shù)姆椒ㄊ?，提前對整理工作做好計劃，把整理工作與機(jī)構(gòu)的重要事件結(jié)合起來。

    10.記錄一切

    養(yǎng)成記錄一切的習(xí)慣，這能讓后來繼任者和整個機(jī)構(gòu)受益非凡。如果沒有得到或丟失了某項(xiàng)數(shù)據(jù)，在當(dāng)下記錄下數(shù)據(jù)丟失的原因，這項(xiàng)工作對后來的籌資人員將大有裨益。

    事無巨細(xì)，捐贈經(jīng)常源于對潛在捐贈人的細(xì)節(jié)挖掘。

    ■本報記者 高文興